10 conseils pour organiser la journée d’ouverture d’un événement sportif

Pour que le jour d'ouverture soit spécial, il faut une bonne dose de planification. L'organisation d'un événement qui fait sourire les parents et les joueurs et stimule leur enthousiasme pour la saison peut être réalisée grâce à la créativité, à la collaboration et à l'attention portée à la communauté. Aidez à planifier le plaisir et les festivités en incluant ces 10 éléments dans votre liste de contrôle de la journée d'ouverture.

1. Défilé des joueurs

Prévoyez un délai suffisant en demandant aux équipes de se rassembler dans une zone désignée au moins une heure avant le début du défilé. Quelques membres du conseil d'administration peuvent s'occuper de l'organisation des joueurs, qui doivent venir vêtus de leur uniforme de la saison régulière, y compris leur casquette. Si les équipes doivent marcher sur des routes pavées ou des parkings, rappelez à l'avance aux parents de faire porter aux joueurs des chaussures de sport et de laisser les gants et les battes dans la voiture. Classez vos équipes par division. Si votre ligue a des bannières de sponsors ou de divisions, demandez aux joueurs de les porter lors du défilé. Lorsque les équipes entrent sur le terrain, demandez au président de la ligue, au vice-président de la division ou à un autre membre du conseil d'administration d'annoncer les équipes par leur nom ainsi que les noms du gérant, des entraîneurs et des mamans de l'équipe pendant qu'ils marchent sur le terrain. Besoin d’une agence d’hôtesse d’accueil à Paris ? Elegance Hotesse met à votre disposition une équipe compétente et qualifiée.

2. Remarques préliminaires

Le président de la ligue, le vice-président de la division ou un autre membre du conseil d'administration doit souhaiter la bienvenue à tous les participants à la cérémonie. Dans le cadre de la cérémonie d'ouverture, envisagez de faire jouer l'hymne national et de réciter les promesses des joueurs et des bénévoles de la Petite Ligue.

3. Reconnaissance des récompenses

Si votre ligue décerne des prix annuels, invitez des personnes spéciales à faire les présentations. Assurez-vous de reconnaître les invités et de leur offrir un cadeau de remerciement pour leur présence. Un membre du conseil d'administration peut être responsable de la commande des récompenses et des cadeaux.

4. discours du président

Il est important que le président de la ligue s'adresse aux équipes et aux parents pour donner un ton positif à la saison. Faites valoir les espoirs et les attentes de la saison, tout en encourageant tout le monde à agir de façon responsable et à profiter des matchs pour soutenir l'expérience de la Petite Ligue. Si des membres des équipes d'étoiles de l'an dernier sont présents, mentionnez leurs réalisations et rappelez à tous que la saison ne se termine pas lorsque la saison des tournois commence. N'oubliez pas de présenter et de reconnaître le temps et les efforts consacrés par votre conseil d'administration actuel.

5. Collecte de fonds

Si votre ligue a organisé des tirages au sort ou d'autres collectes de fonds avec des prix, profitez de ce moment et de l'auditoire pour remettre les prix. Demandez au(x) membre(s) du conseil d'administration responsable(s) de la comptabilité fiscale de la ligue (trésorier, agent d'achat ou directeur financier) de superviser la distribution des prix. Invitez également tout le monde à se rendre au stand de la concession pour déguster les plats spéciaux de la journée d'ouverture et rappelez-leur d'acheter les épinglettes, les t-shirts, les cordons de la ligue ou tout autre article portant la marque de la ligue et disponible à la vente.

6. Cérémonie des premiers lancers

Accueillez vos invités spéciaux, ou les entraîneurs et/ou les joueurs de chaque division pour effectuer les premiers lancers de la saison. C'est l'occasion de reconnaître un bénévole, un commanditaire, un joueur ou un autre dignitaire local.

7. L'heure de la fête

Invitez les joueurs à participer, après la cérémonie, à des événements tels qu'un concours de coups de circuit, des courses de base ou d'autres activités organisées près des terrains de jeu et supervisées par les membres du conseil d'administration.

8. Clôture

Faites vos dernières remarques, y compris les remerciements spéciaux, et n'oubliez pas d'annoncer les matchs de la journée, en précisant l'heure et le lieu où ils se dérouleront. Pensez également à mentionner la date à laquelle la sélection des étoiles sera annoncée, le fait que les joueurs qui ne font pas partie des équipes du tournoi peuvent continuer à jouer pendant la "deuxième saison", et la date proposée pour le début du championnat d'automne.

9. Le jour de la photo

Chaque équipe étant réunie et en uniforme, le jour de l'ouverture est l'occasion idéale de prendre des photos d'équipe et de joueurs individuels. En fonction de la durée de la cérémonie, des parties jouées et du nombre d'équipes dans votre ligue, envisagez de prévoir du temps pour qu'un photographe sous contrat ou un bénévole approuvé par le conseil d'administration prenne les photos. Si vous prévoyez d'organiser une journée de photos, demandez à chaque manager de distribuer l'heure et les documents nécessaires avant le jour d'ouverture.

10. N'oubliez pas la communauté

Mettez en valeur ce qui rend votre communauté spéciale. Invitez les médias locaux, les organismes et les clubs de la fonction publique, les premiers intervenants, les services de police et d'incendie et tous les commanditaires de votre ligue. Invitez également tous les habitants du quartier en publiant un avis public dans le journal local, ainsi que sur le site Web et les pages de médias sociaux de votre ligue.